Quy định về Chi phí đào tạo nhân viên của Doanh nghiệp

Quy định về chi phí đào tạo nhân viên của Doanh nghiệp; Cách định khoản hạch toán chi phí đào tạo nhân viên; Nhân viên đi học có phải tính thuế TNCN đối với khoản học phí đó? Dịch vụ kế toán online xin trích các quy định về khoản chi phí đó.

1. Chi phí đào tạo nhân viên được trừ khi tính thuế TNDN:
 
Căn cứ theo điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định:
 
“1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
……
2.30. Các khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế, trừ các khoản chi sau:
– Khoản chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp và đào tạo nghề nghiệp cho người lao động bao gồm:
+ Chi phí trả cho người dạy, tài liệu học tập, thiết bị dùng để hoạt động giáo dục nghề nghiệp, vật liệu thực hành, các chi phí khác hỗ trợ cho người học.
+ Chi phí đào tạo của doanh nghiệp cho người lao động được tuyển dụng vào làm việc tại doanh nghiệp”
 
Theo Khoản 3 Điều 3 Chương II Thông tư 45/2013/TT-BTC quy định

“Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo nhân viên, chi phí quảng cáo phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp, chi phí cho giai đoạn nghiên cứu, chi phí chuyển dịch địa điểm, lợi thế kinh doanh không phải là tài sản cố định vô hình mà được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong thời gian tối đa không quá 3 năm kể từ khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động”

Kết luận:
– Chi phí đào tạo nhân viên làm việc tại DN được đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN(nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ).

Hồ sơ để đưa chi phí đào tạo nhân viên vào chi phí hợp lý:
  – Quyết định cử nhân viên đi học.
  – Hợp đồng lao động giữa DN và Nhân viên cử đi học.
  – Bản cam kết khi học xong nhân viên sẽ làm việc tại DN.
  – Hóa đơn tiền học phí và chứng từ thanh toán (Nếu hóa đơn trên 20tr phải chuyển khoản)
  – Trong Quy chế lương thưởng của DN cũng phải quy định rõ việc cử nhân viên đi học (Điều kiện được cử đi học, học phí hỗ trợ như nào …)
 

3. Chi phí đào tạo nhân viên có tính thuế TNCN.
 
Theo khoản 2 điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định:
 
“đ) Các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền ngoài tiền lương, tiền công do người sử dụng lao động trả mà người nộp thuế được hưởng dưới mọi hình thức:
……
đ.6) Đối với khoản chi trả hộtiền đào tạo nâng cao trình độ, tay nghềcho người lao động phù hợp với công việc chuyên môn, nghiệp vụ của người lao động hoặc theo kế hoạch của đơn vị sử dụng lao động thì không tính vào thu nhập của người lao động.”

Theo Công văn 5249/TCT-TNCN ngày 15/11/2017 của Tổng cục thuế:

“Căn cứ hướng dẫn nêu trên và trình bày của Cục Thuế TP. Hà Nội trường hợp Công ty TNHH kiểm toán HSK Việt Nam (Công ty) có hỗ trợ tiền học phí cho các nhân viên của mình phù hợp với công việc chuyên môn, nghiệp vụ của nhân viên theo kế hoạch của Công ty các chương trình Kế toán/Kiểm toán quốc tế ACCA và chủ động trả tiền trước từ tài khoản ngân hàng của cá nhân. Công ty sẽ hoàn trả tiền học phí bằng cách chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của nhân viên, chứng từ chứng minh là các hóa đơn do tổ chức ACCA phát hành cho Công ty thì khoản hỗ trợ học phí này được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN của nhân viên này. “

Như vậy:
– Chi phí đào tạo nhân viênkhông tính vào Thu nhập chịu thuế TNCN của nhân viên được cử đi học.

4. Cách hạch toán chi phí đào tạo nhân viên.

Theo khoản 3 điều 92 Thông tư 200/2014/TT-BTC:
 
3.11. Chi phí phát sinh về hội nghị, tiếp khách, chi cho lao động nữ, chi cho nghiên cứu, đào tạo, chi nộp phí tham gia hiệp hội và chi phí quản lý khác, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu được khấu trừ thuế)
           Có các TK 111, 112, 331,…

Theo khoản 1 điều 37 Thông tư 200/2014/TT-BTC:
 
“e) Chi phí phát sinh đem lại lợi ích kinh tế trong tương lai cho doanh nghiệp gồm: chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo nhân viên, chi phí quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động của doanh nghiệp mới thành lập, chi phí cho giai đoạn nghiên cứu, chi phí chuyển dịch địa điểm được ghi nhận là chi phí SXKD trong kỳ hoặc được phân bổ dần vào chi phí SXKD trong thời gian tối đa không quá 3 năm.”

Như vậy nếu khoản chi phí đào tạo nhân viên lớn thì các bạn phải phân bổ (tối đa không quá 3 năm):

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
           Có các TK 111, 112, 331,…

Định kỳ hàng tháng phân bổ:
Nợ TK: 623, 627, 641, 642 …
           Có TK 242 – Chi phí trả trước