Cách hạch toán phải trả cho người bán – Tài khoản 331 theo TT 200

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 331 – Phải trả cho người bán
Bên Nợ:
– Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp;
– Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao;
– Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng;
– Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán;
– Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán.
– Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam).
Bên Có:
– Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp;
– Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức;
– Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam).

Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp.
Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ. Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.

3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu

3.1. Mua vật tư, hàng hóa chưa trả tiền người bán về nhập kho trong trường hợp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hoặc khi mua TSCĐ:

a) Trường hợp mua trong nội địa, ghi:
– Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156, 157, 211, 213 (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
         Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
– Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị vật tư, hàng hóa, TSCĐ bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán).

b) Trường hợp nhập khẩu, ghi:
– Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả thuế TTĐB, thuế XK, thuế BVMT (nếu có), ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156, 157, 211, 213
         Có TK 331 – Phải trả cho người bán
         Có TK 3332 – Thuế TTĐB (nếu có)
         Có TK 3333 – Thuế xuất nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu, nếu có)
         Có TK 33381 – Thuế bảo vệ môi trường.
– Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
         Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312).

3.2. Mua vật tư, hàng hoá chưa trả tiền người bán về nhập kho trong trường hợp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ:
a. Trường hợp mua trong nội địa:
– Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 611 – Mua hàng (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
         Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
– Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị vật tư, hàng hóa bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán)

b. Trường hợp nhập khẩu, ghi:
– Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả thuế TTĐB, thuế XK, thuế BVMT (nếu có), ghi:
Nợ TK 611 – Mua hàng.
         Có TK 331 – Phải trả cho người bán
         Có TK 3332 – Thuế TTĐB (nếu có)
         Có TK 3333 – Thuế xuất nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu, nếu có)
         TK 33381 – Thuế bảo vệ môi trường.
– Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
         Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312).

3.3. Trường hợp đơn vị có thực hiện đầu tư XDCB theo phương thức giao thầu, khi nhận khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao của bên nhận thầu xây lắp, căn cứ hợp đồng giao thầu và biên bản bàn giao khối lượng xây lắp, hoá đơn khối lượng xây lắp hoàn thành:
– Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 241 – XDCB dở dang (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
         Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
– Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị đầu tư XDCB bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán).

3.4. Khi ứng trước tiền hoặc thanh toán số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
         Có các TK 111, 112, 341,…
– Trường hợp phải thanh toán cho nhà thầu bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại nơi thường xuyên có giao dịch).
– Trường hợp đã ứng trước tiền cho nhà thầu bằng ngoại tệ, kế toán ghi nhận giá trị đầu tư XDCB tương ứng với số tiền đã ứng trước theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước. Phần giá trị đầu tư XDCB còn phải thanh toán (sau khi đã trừ đi số tiền ứng trước) được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh.
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (tỷ giá giao dịch thực tế)
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (nếu tỷ giá giao dịch thực tế thấp hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của TK tiền)
         Có các TK 111, 112,… (tỷ giá ghi sổ kế toán)
         Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (nếu tỷ giá giao dịch thực tế cao hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của TK tiền).

3.5. Khi nhận lại tiền do người bán hoàn lại số tiền đã ứng trước vì không cung cấp được hàng hóa, dịch vụ, ghi:
Nợ các TK 111, 112,…
         Có TK 331 – Phải trả cho người bán.

3.6. Nhận dịch vụ cung cấp (chi phí vận chuyển hàng hoá, điện, nước, điện thoại, kiểm toán, tư vấn, quảng cáo, dịch vụ khác) của người bán:
– Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 156 – Hàng hóa (1562)
Nợ TK 241 – XDCB dở dang
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước
Nợ các TK 623, 627, 641, 642, 635, 811
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)
         Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
– Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị dịch vụ bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán).

3.7. Chiết khấu thanh toán mua vật tư, hàng hoá doanh nghiệp được hưởng do thanh toán trước thời hạn phải thanh toán và tính trừ vào khoản nợ phải trả người bán, người cung cấp, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
         Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.

3.8. Trường hợp vật tư, hàng hoá mua vào phải trả lại hoặc được người bán chấp thuận giảm giá do không đúng quy cách, phẩm chất được tính trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
         Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)
         Có các TK 152, 153, 156, 611,…

3.9. Trường hợp các khoản nợ phải trả cho người bán không tìm ra chủ nợ hoặc chủ nợ không đòi và được xử lý ghi tăng thu nhập khác của doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
         Có TK 711 – Thu nhập khác.

3.10. Đối với nhà thầu chính, khi xác định giá trị khối lượng xây lắp phải trả cho nhà thầu phụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết, căn cứ vào hóa đơn, phiếu giá công trình, biên bản nghiệm thu khối lượng xây lắp hoàn thành và hợp đồng giao thầu phụ, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
         Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng số tiền phải trả cho nhà thầu phụ gồm cả thuế GTGT đầu vào).

3.11. Trường hợp doanh nghiệp nhận bán hàng đại lý, bán đúng giá, hưởng hoa hồng.
– Khi nhận hàng bán đại lý, doanh nghiệp chủ động theo dõi và ghi chép thông tin về hàng nhận bán đại lý trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.
– Khi bán hàng nhận đại lý, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 131,… (tổng giá thanh toán)
         Có TK 331 – Phải trả cho người bán (giá giao bán đại lý + thuế).
Đồng thời doanh nghiệp theo dõi và ghi chép thông tin về hàng nhận bán đại lý đã xuất bán trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.
– Khi xác định hoa hồng đại lý được hưởng, tính vào doanh thu hoa hồng về bán hàng đại lý, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
         Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
         Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
– Khi thanh toán tiền cho bên giao hàng đại lý, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (giá bán trừ (-) hoa hồng đại lý)
         Có các TK 111, 112,…

3.12. Kế toán phải trả cho người bán tại đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu:
– Khi trả trước một khoản tiền uỷ thác mua hàng theo hợp đồng uỷ thác nhập khẩu cho đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu mở LC… căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác)
         Có các TK 111, 112,…
– Khi nhận hàng ủy thác nhập khẩu do bên nhận ủy thác giao trả, kế toán thực hiện như đối với hàng nhập khẩu thông thường.
– Khi trả tiền cho đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu về số tiền hàng nhập khẩu và các chi phí liên quan trực tiếp đến hàng nhập khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác)
         Có các TK 111, 112,…
– Phí uỷ thác nhập khẩu phải trả đơn vị nhận uỷ thác được tính vào giá trị hàng nhập khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:
Nợ các TK 151, 152, 156, 211,…
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
         Có TK 331- Phải trả cho người bán(chi tiết từng đơn vị nhận uỷ thác).
– Việc thanh toán nghĩa vụ thuế đối với hàng nhập khẩu thực hiện theo quy định của TK 333 – Thuế và khoản phải nộp Nhà nước.
– Đơn vị nhận uỷ thác không sử dụng tài khoản này để phản ánh các nghiệp vụ thanh toán ủy thác mà phản ánh qua các TK 138 và 338.

3.13. Khi lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải trả cho người bán bằng ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính:
– Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
         Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131).
– Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam, ghi:
Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)
         Có TK 331 – Phải trả cho người bán.