Mẫu công văn đăng ký thang bảng lương là một trong những giấy tờ quan trọng mà doanh nghiệp cần chuẩn bị khi thực hiện thủ tục đăng ký hệ thống thang bảng lương lần đầu. Việc này đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của pháp luật về lao động, đồng thời giúp quá trình quản lý lương thưởng được minh bạch và chặt chẽ hơn. Trong bài viết này, dichvuketoan.pro.vn sẽ chia sẻ mẫu công văn đăng ký thang bảng lương và thủ tục đăng ký thang bảng lương mới nhất 2024.

1. Công văn đề nghị đăng ký thang bảng lương là gì?

Công văn này được lập ra khi có nhu cầu đăng ký thang bảng lương mới hoặc điều chỉnh thang bảng lương hiện tại. Nội dung của công văn này nhằm trình bày lý do, căn cứ pháp lý và các yêu cầu cụ thể tới cơ quan có thẩm quyền quản lý và phê duyệt thang bảng lương tương ứng. Việc viết và chuyển, gửi công văn yêu cầu đăng ký thang bảng lương đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý nhân sự và tài chính của các tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân. Để đạt được hiệu quả, công văn cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật và nguyên tắc về văn bản hành chính.

Xem thêm: Thang bảng lương có cần đăng ký không?

2. Hướng dẫn ghi công văn đề nghị đăng ký thang, bảng lương

Tải mẫu công văn đăng ký thang bảng lương

Xin lưu ý, đây là mẫu công văn đề nghị đăng ký thang bảng lương chung. Để lập mẫu bảng lương mới nhất theo từng năm, phải căn cứ cụ thể vào mức lương tối thiểu vùng của năm đó. Từ đó, mới có thể đưa ra quyết định ban hành hệ thống thang bảng lương chuẩn nhất. Dưới đây là nội dung công văn đăng ký thang bảng lương với các yêu cầu và thông tin cần thiết:

• Tên công ty cần đăng ký thang bảng lương;
• Kính gửi cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký thang bảng lương;
• Số hiệu công văn của công ty cần đăng ký thang lương;
• Nội dung công việc cần tiến hành (nêu ngắn gọn);
• Tên phòng ban phụ trách mảng công việc của bên nhận công văn;
• Quá trình cần sự giúp đỡ, phối hợp của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận được đăng ký trong công văn;
• Mục đích làm công văn, yêu cầu hợp tác với phòng/ban nào;
• Thời điểm bắt đầu cần sự hợp tác khi thực hiện công việc;
• Trình bày ngắn gọn về nguyên nhân đưa ra đề nghị, khó khăn, vướng mắc và khả năng đáp ứng của bên làm công văn đăng ký thang bảng lương.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần lưu ý khi lập thang, bảng lương cho cá nhân lao động để tránh mắc phải các lỗi sai không đáng có dẫn đến hậu quả có thể khó xử lý như sau:

• Pháp luật không giới hạn số bậc lương tối đa, nhưng cần xây dựng ít nhất 2 bậc.
• Người lao động đủ điều kiện nâng bậc lương sẽ được nâng lên một bậc. Thông thường, các doanh nghiệp hiện nay thường xây dựng từ 5 đến 15 bậc lương.
• Mức lương ở bậc 1 không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.

3. Thủ tục và hồ sơ đăng ký thang bảng lương

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thang bảng lương

Hồ sơ đăng ký thang bảng lương cho doanh nghiệp mới thành lập bao gồm các tài liệu sau:

• Công văn đề nghị về việc đăng ký hệ thống thang lương, bảng lương
• Quyết định của Giám đốc về việc phê duyệt và ban hành thang, bảng lương
• Biên bản cuộc họp thành viên công ty liên quan đến việc xây dựng thang, bảng lương
• Hệ thống thang, bảng lương đã được doanh nghiệp thiết kế và thông qua để áp dụng
• Quy chế về lương thưởng (Mang tính nội bộ của doanh nghiệp)
• Bảng tiêu chuẩn chức danh và ngành nghề (Mang tính nội bộ của doanh nghiệp)
• Văn bản xác nhận chưa đủ điều kiện thành lập Công đoàn, do Liên đoàn Lao động Quận xác nhận và đóng dấu (Trong trường hợp doanh nghiệp chưa đáp ứng đủ điều kiện để thành lập Công đoàn cơ sở)
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký thang bảng lương doanh nghiệp

Sau khi hoàn tất việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký hệ thống thang bảng lương lần đầu cho doanh nghiệp theo hướng dẫn trên, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ thông qua 3 phương thức sau:

• Cách nộp thang bảng lương trực tiếp: nộp hồ sơ giấy tại Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội của Quận/Huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở
• Gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính
• Cách nộp thang bảng lương qua mạng: Cổng dịch vụ công trực tuyến của tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp hoạt động

Ví dụ: Nếu Công ty TNHH dichvuketoan.pro.vn có trụ sở kinh doanh đăng ký tại Quận Gò Vấp, sau khi hoàn thành việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký thang bảng lương, công ty có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội của Quận Gò Vấp hoặc thực hiện nộp trực tuyến thông qua cổng dịch vụ công tại địa chỉ: https://dichvucong.hochiminhcity.gov.vn.

Lưu ý: Trong trường hợp nộp hồ sơ giấy, doanh nghiệp cần chuẩn bị 2 bản Công văn đề nghị đăng ký thang bảng lương để gửi đến cơ quan quản lý, cụ thể là Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội của Quận hoặc Huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

Bước 3: Cơ quan quản lý nhà nước tiếp nhận và xử lý hồ sơ đăng ký thang bảng lương của doanh nghiệp

Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội là cơ quan tiếp nhận hồ sơ đăng ký thang bảng lương của doanh nghiệp.

Nếu phát hiện thang bảng lương vi phạm các nguyên tắc do Chính phủ ban hành, Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội sẽ thông báo để doanh nghiệp thực hiện việc sửa đổi, bổ sung theo đúng quy định.

4. 03 nguyên tắc cần nhớ khi xây dựng thang, bảng lương

Theo khoản 1 Điều 93 Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động. Mức lao động được ghi nhận phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không cần kéo dài giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành mức lao động chính thức. Khi xây dựng thang lương, bảng lương, doanh nghiệp nhất định phải nhớ 3 nguyên tắc sau:

• Khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
• Thang lương, bảng lương và mức lao động được doanh nghiệp ban hành phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi bắt đầu thực hiện.
• Không cần nộp thang lương, bảng lương cho Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội, doanh nghiệp tự lưu và giải trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

4. Dịch vụ thang bảng lương dichvuketoan.pro.vn

dichvuketoan.pro.vn cung cấp dịch vụ thang, bảng lương nhằm giải quyết triệt để các vấn đề xảy ra trong quá trình xây dựng thang, bảng lương mà doanh nghiệp đang đối mặt. Khi quý doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ này, lợi ích mang lại ở đây giúp giảm chi phí thuê nhân sự và đảm bảo mức lương hợp lý, đồng thời giữ chân người lao động lâu dài. Các doanh nghiệp khi hợp tác với dichvuketoan.pro.vn sẽ được hỗ trợ trọn gói các nghiệp vụ như:

• Xây dựng thang lương đảm bảo đầy đủ và tuân thủ quy tắc Nhà nước, đồng thời đảm bảo tính công bằng và minh bạch.
• Xây dựng quy chế lương thưởng, thiết lập các chính sách thưởng hấp dẫn và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
• Lập hồ sơ điều chỉnh lương đảm bảo quá trình điều chỉnh lương diễn ra trơn tru và đúng quy trình pháp lý.
• dichvuketoan.pro.vn hỗ trợ soạn lập các quyết định bổ nhiệm, cắt chức, tăng lương và các quyết định khác để duy trì sự công bằng và hiệu quả trong quản lý nhân sự.
• dichvuketoan.pro.vn cam kết tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật và mang lại chất lượng dịch vụ tốt nhất cùng mức phí hợp lý cho quý khách hàng.

Bài viết trên dichvuketoan.pro.vn đã cung cấp đầy đủ thông tin liên quan về mẫu công văn đăng ký thang bảng lương, cũng như hướng dẫn chi tiết cách ghi công văn này. Đồng thời, dichvuketoan.pro.vn cung cấp dịch vụ thang, bảng lương, luôn sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn nhanh chóng nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề khó khăn nào. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay để nhận được sự hỗ trợ tận tâm nhất!