Cách viết hoá đơn, kê khai và hạch toán hàng gửi đại lý bán đúng giá

Hướng dẫn cách viết hoá đơn hàng gửi đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng, cách kê khai thuế và cách hạch toán hoa hồng đại lý được hưởng, hàng gửi đại lý bán theo đúng quy định hiện hành.

1. Cách viết hoá đơn hàng gửi đại lý bán đúng giá:

Căn cứ theo điểm 2.6 Phụ lục 1 Thông tư số 39/2014/TT-BTC:

“2.6. Tổ chức kinh doanh kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ xuất điều chuyển hàng hoá cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc như các chi nhánh, cửa hàng ở khác địa phương (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) để bán hoặc xuất điều chuyển giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau; xuất hàng hoá cho cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng, căn cứ vào phương thức tổ chức kinh doanh và hạch toán kế toán, cơ sở có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hoá đơn, chứng từ như sau:

       a) Sử dụng hoá đơn GTGT để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế GTGT ở từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau;

       b) Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ; Sử dụng Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý theo quy định đối với hàng hoá xuất cho cơ sở làm đại lý kèm theo Lệnh điều động nội bộ.
– Cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng khi bán hàng phải lập hóa đơn theo quy định giao cho người mua, đồng thời lập Bảng kê hàng hóa bán ra gửi về cơ sở có hàng hóa điều chuyển hoặc cơ sở có hàng hoá gửi bán (gọi chung là cơ sở giao hàng) để cơ sở giao hàng lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa thực tế tiêu thụ giao cho cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng.

– Trường hợp cơ sở có số lượng và doanh số hàng hoá bán ra lớn, Bảng kê có thể lập cho 05 ngày hay 10 ngày một lần. Trường hợp hàng hoá bán ra có thuế suất thuế GTGT khác nhau phải lập bảng kê riêng cho hàng hoá bán ra theo từng nhóm thuế suất.

– Cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng thực hiện kê khai nộp thuế GTGT đối với số hàng xuất bán cho người mua và được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo hóa đơn GTGT của cơ sở giao hàng xuất cho.”

1. Trường hơp sử dụng hoá đơn GTGT từng khâu độc lập:
-> Trường hợp này các bạn hạch toán như khi bán hàng cho khách hàng
a. Bên xuất (cơ sở giao hàng)
Nợ TK 131, 111, 112
     Có TK 511
     Có TK 3331
 
Nợ TK 632
      Có TK 156
 
b. Bên đại lý (Bên nhận hàng)
Nợ TK 156
        Có TK 111, 112, 331
 
2. Trường hợp sử dụng Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, kèm theo Lệnh điều động nội bộ.
 
a) Kế toán ở đơn vị giao hàng đại lý:

– Khi xuất kho sản phẩm, hàng hoá giao cho các đại lý phải lập Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. Căn cứ vào phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, ghi:
Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán
          Có các TK 155, 156.
 
– Khi hàng hoá giao cho đại lý đã bán được, căn cứ vào Bảng kê hoá đơn bán ra của hàng hoá đã bán do các bên nhận đại lý hưởng hoa hồng lập gửi về kế toán phản ánh doanh thu bán hàng theo giá bán chưa có thuế GTGT, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 131,… (tổng giá thanh toán)
          Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
          Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).

Đồng thời phản ánh giá vốn của hàng bán ra, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
          Có TK 157 – Hàng gửi đi bán.
 
– Số tiền hoa hồng mà DN phải trả cho đại lý hưởng hoa hồng, ghi:
Nợ TK 641, 6421 – Chi phí bán hàng (hoa hồng đại lý chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
          Có các TK 111, 112, 131, …

b) Kế toán ở đơn vị Nhận bán hàng đại lý, bán hàng đúng giá, hưởng hoa hồng:

+/ Khi nhận được hàng:
– Khi nhận hàng đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng, DN chủ động theo dõi và ghi chép thông tin về toàn bộ giá trị hàng hoá nhận bán đại lý trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính. (Theo Thông tư 200 và Thông tư 133)

+/ Khi bán hàng nhận đại lý, ghi:
– Khi hàng hoá nhận bán đại lý đã bán được, căn cứ vào Hoá đơn GTGT hoặc Hoá đơn bán hàng và các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh số tiền bán hàng đại lý phải trả cho bên giao hàng, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 131, …(Tổng giá thanh toán)
          Có TK 331 – Phải trả cho người bán (giá giao bán đại lý + Thuế).
  Đồng thời doanh nghiệp theo dõi và ghi chép thông tin về hàng nhận bán đại lý đã xuất bán trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.

– Định kỳ, khi xác định doanh thu hoa hồng bán hàng đại lý được hưởng, ghi:
– Khi xác định hoa hồng đại lý được hưởng, tính vào doanh thu hoa hồng về bán hàng đại lý, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
          Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
          Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).

– Khi thanh toán tiền cho bên giao hàng đại lý, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (giá bán trừ (-) hoa hồng đại lý)
          Có các TK 111, 112,…