Việc hạch toán ủy nhiệm chi chính xác là yếu tố quan trọng để đảm bảo báo cáo tài chính của doanh nghiệp luôn trung thực và minh bạch. Bài viết này của dichvuketoan.pro.vn sẽ chỉ ra những sai lầm thường gặp và cung cấp cho bạn những lời khuyên hữu ích để tránh rủi ro.

1. Ủy nhiệm chi là gì?

Căn cứ theo khoản 3 Điều 3 Thông tư 46/2014/TT-NHNN quy định về dịch vụ thanh toán ủy nhiệm chi:

Dịch vụ thanh toán lệnh chi, ủy nhiệm chi (gọi chung là dịch vụ thanh toán ủy nhiệm chi) là việc ngân hàng thực hiện yêu cầu của bên trả tiền trích một số tiền nhất định trên tài khoản thanh toán của bên trả tiền để trả hoặc chuyển tiền cho bên thụ hưởng. Bên thụ hưởng có thể là bên trả tiền.

Từ đó, có thể hiểu rằng ủy nhiệm chi là một phương thức thanh toán thông qua ngân hàng. Trong đó, bên trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu do ngân hàng cung cấp, kèm theo đầy đủ thông tin cá nhân của các bên tham gia giao dịch, để yêu cầu ngân hàng chuyển tiền từ tài khoản của bên trả tiền sang tài khoản của bên nhận tiền.

Nếu có sai sót, ngân hàng sẽ trả lại văn bản và không thực hiện yêu cầu chuyển tiền cho đến khi các bên đạt được thỏa thuận mới.

Xem thêm: Cấn trừ công nợ là gì? Cách hạch toán cấn trừ công nợ hai bên

2. Các nghiệp vụ hạch toán ủy nhiệm chi thường gặp

Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, nghiệp vụ hạch toán ủy nhiệm chi có thể khác nhau. Tuy nhiên, một số nghiệp vụ thường gặp bao gồm:

Khi lập lệnh ủy nhiệm chi:

• Nợ Tài khoản phải trả (nếu là nợ phải trả ngắn hạn) hoặc Nợ Tài khoản phải trả dài hạn (nếu là nợ phải trả dài hạn)
• Có Tài khoản Ngân hàng

Khi nhận hóa đơn chứng từ:

• Nợ Các tài khoản chi phí tương ứng (ví dụ: Chi phí vật liệu, Chi phí nhân công,…)
• Có Tài khoản phải trả

Khi ngân hàng đã thực hiện thanh toán:

• Không có nghiệp vụ hạch toán bổ sung (vì đã được hạch toán khi lập lệnh ủy nhiệm chi)

Lưu ý: Các tài khoản hạch toán cụ thể có thể thay đổi tùy thuộc vào từng loại chi phí và quy định kế toán của doanh nghiệp.

Ví dụ minh họa

Giả sử công ty A lập một lệnh ủy nhiệm chi để thanh toán tiền mua nguyên vật liệu trị giá 100.000.000 đồng. Nghiệp vụ hạch toán sẽ như sau:

• Khi lập lệnh:
  • Nợ Tài khoản phải trả 100.000.000
  • Có Tài khoản Ngân hàng 100.000.000
• Khi nhận hóa đơn:
  • Nợ Chi phí vật liệu 100.000.000
  • Có Tài khoản phải trả 100.000.000

Xem thêm: Dịch vụ kế toán

3. Hạch toán ủy nhiệm chi trong ngân hàng

Khi bạn thực hiện ủy nhiệm chi, các bước kế toán cơ bản là:

• Ghi nhận chi phí hoặc khoản thanh toán:
  • Nợ: Tài khoản chi phí liên quan hoặc tài khoản thanh toán phải trả (Ví dụ: Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng, hoặc Tài khoản 338 – Phải trả khác). Số tiền ghi nhận là số tiền thực chi.
  • Có: Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng (Số tiền ghi nhận là số tiền thanh toán).

  Ví dụ:

  • Nếu bạn thực hiện ủy nhiệm chi để thanh toán tiền thuê văn phòng:
    • Nợ: Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (số tiền thuê văn phòng)
    • Có: Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng (số tiền thanh toán)

Khi ngân hàng thực hiện lệnh ủy nhiệm chi, bạn cần ghi nhận các thông tin vào sổ sách:

• Ghi nhận số tiền đã được chuyển đi:
  • Nợ: Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng (Số tiền thực chi)
  • Có: Tài khoản 111 – Tiền mặt hoặc tài khoản thanh toán khác (Nếu số tiền đã được chuyển từ tiền mặt hoặc tài khoản khác)

Khi nhận chứng từ xác nhận từ ngân hàng về việc thực hiện ủy nhiệm chi, bạn cần kiểm tra và lưu giữ các chứng từ này:

• Chứng từ bao gồm: Biên lai xác nhận của ngân hàng, bản sao lệnh ủy nhiệm chi.

Xem thêm: Hướng dẫn cách hạch toán chuyển nhầm tài khoản

Xem thêm: Cách hạch toán tài khoản 331 – Phải trả người bán theo TT 200

4. Tại sao phải hạch toán ủy nhiệm chi?

Hạch toán ủy nhiệm chi là quá trình ghi nhận các giao dịch ủy nhiệm chi vào sổ sách kế toán của doanh nghiệp. Việc này đảm bảo:

• Tính chính xác: Các giao dịch được ghi nhận một cách đầy đủ và chính xác, phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp.
• Tính minh bạch: Dễ dàng theo dõi dòng tiền, kiểm soát chi phí và phát hiện các sai sót nếu có.
• Cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo tài chính: Các số liệu về ủy nhiệm chi sẽ được sử dụng để lập các báo cáo tài chính định kỳ, phục vụ cho việc ra quyết định quản lý.

5. Những lưu ý khi hạch toán ủy nhiệm chi

Hạch toán ủy nhiệm chi là một phần không thể thiếu trong quá trình kế toán của doanh nghiệp. Việc thực hiện đúng các nghiệp vụ hạch toán sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả và tuân thủ các quy định của pháp luật.

• Căn cứ hạch toán: Các nghiệp vụ hạch toán ủy nhiệm chi phải được thực hiện dựa trên các chứng từ gốc như lệnh ủy nhiệm chi, hóa đơn, phiếu thu,…
• Thời điểm hạch toán: Nên hạch toán các nghiệp vụ ủy nhiệm chi một cách kịp thời để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của sổ sách kế toán.
• Phân loại chi phí: Cần phân loại chi phí một cách hợp lý để phục vụ cho việc phân tích và đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Như vậy dichvuketoan.pro.vn đã điểm qua một số nội dung quan trọng về hạch toán ủy nhiệm chi. Hy vọng những nội dung trên có thể giúp bạn hiểu rõ được vấn đề này. Nếu có điều gì cần hỗ trợ hoặc giải đáp thắc mắc hãy liên hệ đến HOTLINE:0932.383.089 để được tư vấn miễn phí nhé.

Xem thêm: Cách hạch toán chênh lệch tỷ giá theo thông tư 200

Xem thêm: Cách hạch toán chiết khấu thương mại – Giảm giá bán hàng 2024