Thu hộ chi hộ có phải xuất hóa đơn không?

Thu hộ chi hộ có phải xuất hóa đơn không? Có phải kê khai thuế GTGT? Cách hạch toán thu hộ chi hộ? Dịch vụ kế toán online xin trích các quy định về kế toán khoản phải thu hộ, chi hộ như: Tiền điện, cước vận tải, phí lệ phí dịch vụ …

1. Thu hộ chi hộ có phải xuất hóa đơn, kê khai thuế?
 
Theo khoản 7 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC:
“b) Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).”

Theo khoản 7 điều 5 Thông tư số 219/2013/TT-BTC quy định:
“Cơ sở kinh doanh không phải kê khai, nộp thuế trong các trường hợp sau:
d) Các khoản thu hộ không liên quan đến việc bán hàng hóa, dịch vụ của cơ sở kinh doanh.”

Theo Công văn số 323/TCT-CS ngày 21/1/2020 của Tổng cục Thuế:

“Căn cứ quy định, hướng dẫn nêu trên và theo nội dung trình bày của Cục Thuế tỉnh Quảng Nam tại công văn số 5733/CT-TTHT:
  – Trường hợp Công ty Cổ phần Lâm sản Pisico Quảng Nam (sau đây gọi tắt là Công ty Pisico) nhận ủy thác xuất khẩu từ các khách hàng và thỏa thuận thanh toán trước tổng tiền cước thuê tàu cho hãng tàu theo đúng quy định pháp luật là các khoản thu hộ, chi hộ và trường hợp các hãng tàu lập hóa đơn, ghi tên và mã số thuế của khách hàng thì khi thu lại số tiền chi hộ, Công ty Pisico không phải xuất hóa đơn GTGT, không phải kê khai, nộp thuế với các khoản thu hộ, chi hộ mà chỉ lập chứng từ thu, chi theo quy định;
  – Trường hợp các nhà cung cấp đã lập hóa đơn ghi tên, mã số thuế của Công ty Pisico thì khi thu lại tiền của khách hàng, Công ty Pisico phải lập hóa đơn GTGT, tính thuế GTGT theo quy định.

Trường hợp Công ty Pisico nhận ủy thác xuất khẩu hàng hóa và có thu tiền thù lao ủy thác thì Công ty Pisico phải xuất hóa đơn GTGT và khai thuế thuế GTGT theo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ Tài chính.”

Theo Công văn 54756/CT-TTHT ngày 14/8/2017 của Cục thuế TP Hà Nội:

“Căn cứ vào các quy định trên, trường hợp Công ty cổ phần dịch vụ vận tải Đường sắt (sau đây gọi tắt là Công ty) thoả thuận với khách hàng nhận chi hộ các khoản chi phí như D/O, THC, CSDT, phí giám định, chi phí lưu container, phí bến bãi…thì khi chi trả các khoản chi phí này, các nhà cung cấp phải lập hóa đơn, ghi tên và mã số thuế của khách hàng, Công ty không kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn mang tên khách hàng. Khi thu lại số tiền chi hộ, Công ty không phải lập hóa đơn, chỉ lập chứng từ thu theo quy định.

  – Trường hợp, các nhà cung cấp đã lập hóa đơn ghi tên, mã số thuế của Công ty, thì Công ty đề nghị nhà cung cấp thu hồi hóa đơn đã lập để lập lại hóa đơn mang tên khách hàng thuê Công ty chi hộ.
  – Trường hợp, Công ty và khách hàng không thực hiện thu hồi hóa đơn đã lập thì khi thu lại tiền Công ty phải lập hóa đơn GTGT, tính thuế GTGT theo quy định.”

Theo Công văn 2519/CT-TTHT ngày 24/3/2016 của Cục thuế TP Hồ Chí Minh:

“1) Trường hợp Công ty ký hợp đồng làm đại lý cho các hãng tàu nước ngoài có thực hiện thu hộcho Chủ tàu khoản tiền cước vận tải quốc tế từ khách hàng, thì khi thu tiền cước vận tải quốc tế (từ Việt Nam đi nước ngoài), Công ty lập hóa đơn GTGT áp dụng thuế suất 0%, khi thanh toán lại tiền cước thu hộ cho các hãng tàu nước ngoài, Công ty khấu trừ và nộp thuế nhà thầu (thuế thu nhập doanh nghiệp theo thuế suất 2% trên toàn bộ cước vận tải thu hộ) thay cho hãng tàu nước ngoài, hóa đơn GTGT thu cước vận tải quốc tế xuất cho khách hàng của hãng tàu, Công ty không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT.

2) Trường hợp Công ty có chi trả hộ các hãng tàu các khoản phí, lệ phí hàng hải, hoa tiêu phát sinh trong quá trình tàu ghé cảng Việt Nam, các chứng từ biên lai phí, lệ phí mang tên chủ tàu, Công ty chỉ là đơn vị thanh toán hộ cho hãng tàu thì khi thu lại tiền chi hộ từ hãng tàu, Công ty lập chứng từ thu, không lập hóa đơn GTGT.”

Theo Công văn 8999/CT-TTHT ngày 23/10/2014 của Cục thuế TP. Hồ chí Minh:

“Trường hợp Công ty theo trình bày có ký hợp đồng nhận thu hộ, chi hộ với khách hàng (Công ty sẽ thay khách hàng chi trả các khoản chi phí như: chi phí dịch thuật, thuê nhà...(cho khách hàng trong nước); chi phí vé máy bay, thuê phòng...(cho khách hàng nước ngoài); chi lương, thuế TNCN cho nhân viên nước ngoài) thì khi chi trả các khoản chi phí nêu trên, các nhà cung cấp phải lập hóa đơn ghi tên, mã số thuế của khách hàng, Công ty không được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn mang tên khách hàng. Khi thu lại số tiền chi hộ Công ty không phải lập hóa đơn, chỉ lập chứng từ thu theo quy định.

  – Trường hợp trước đây các nhà cung cấp đã lập hóa đơn ghi tên, mã số thuế của Công ty, thì Công ty đề nghị nhà cung cấp thu hồi hóa đơn đã lậpđể lập lại hóa đơn mang tên khách hàng thuê Công ty chi hộ.
  – Trường hợp Công ty và khách hàng không thực hiện thu hồi hóa đơn đã lập thì khi thu lại tiền Công ty phải lập hóa đơn GTGT tính thuế GTGT (thuế suất 10%) theo quy định.”

Kết luận: Nếu 2 bên có thỏa thuận chi hộ thu hộ thì có 2 trường hợp như sau:

  +) Nếu hóa đơn mang tên khách hàng: Thì khi thu lại tiền Công ty lập Phiếu thu (Không lập hóa đơn – Không kê khai, khấu trừ thuế GTGT).

  +) Nếu hóa đơn mang tên Công ty chi hộ: Thì khi thu lại tiền Công ty phải lập hóa đơn và Kê khai thuế GTGT (Thuế suất tương ứng với thuế của hàng hóa, dịch vụ đó).

Ví dụ: Công ty A ủy quyền cho Công ty B chi hộ 1 số khoản (Hàng hóa, dịch vụ đó thuế suất thuế GTGT là 10%). Sẽ có 2 trường hợp như sau:

  +) Nếu hóa đơn mang tên Công ty B (Bên chi hộ) thì khi thu lại tiền chi hộ Công ty B phải xuất hóa đơn GTGT (10%) để giao cho Công ty A và phải kê khai thuế GTGT.

  +) Nếu hóa đơn mang tên Công ty A (Bên ủy quyền chi hộ) thì khi thu lại tiền chi hộ Công ty B chỉ cần lập phiếu thu.

2. Cách hạch toán thu hộ chi hộ:

– Khi các bạn thực hiện thu hộ, chi hộ nhớ là phải hợp đồng ủy quyền hoặc biên bản ủy quyền cho bên thứ 3 thu hộ, chi hộ nhé.

a. Cách hạch toán khoản thu hộ:

– Khi thu hộ khách hàng:
Nợ TK 111, 112
        Có TK 3388

– Khi trả lại tiền thu hộ:
Nợ TK 3388
        Có TK 111, 112
 
b. Cách hạch toán khoản chi hộ:

– Khi chi hộ khách hàng:
Nợ TK 1388
        Có TK 111, 112

– Khi nhận lại tiền chi hộ
Nợ TK 111, 112
        Có TK 1388

Chú ý:
– Cách hạch toán nêu trên là trường hợp hóa đơn mang tên khách hàng (bản chất đây là thu hộ chi hộ) – Nếu hóa đơn mang tên Công ty (bản chất không còn là thu hộ chi hộ nữa -> Trường hợp này thì hạch toán vào Chi phí hoặc Giá vốn hàng hóa, dịch vụ).

Ví dụ: Công ty kế toán dichvuketoan.pro.vn ký hợp đồng dịch vụ kế toán với Cty A và Cty A ủy quyền cho Cty dichvuketoan.pro.vn mua hộ Chữ ký số, có 2 trường hợp như sau:

a. Nếu bên bán Chữ ký số xuất hóa đơn mang tên Cty A -> Thì Cty dichvuketoan.pro.vn lập Phiếu thu (không kê khai thuế GTGT) và hạch toán như trên:
    Khi chi tiền: Nợ 1388/ Có 112 – Khi thu lại tiền chi hộ: Nợ 112/ Có 1388.

b. Nếu bên bán Chữ ký số xuất hóa đơn mang tên Cty dichvuketoan.pro.vn -> Thì Cty dichvuketoan.pro.vn phải lập hóa đơn GTGT để giao cho Cty A, kê khai thuế GTGT và Hạch toán vào chi phí Giá vốn gói dịch vụ kế toán cung cấp cho Công ty A.
    Ví dụ: Cty dichvuketoan.pro.vn áp dụng Chế độ kế toán theo Thông tư 133:
    – Khi chi tiền thì hạch toán: Nợ 154/ Có 112 -> Khi hoàn thành gói dịch vụ -> Thu tiền, ghi nhận doanh thu và kết chuyển giá vốn: Nợ 632/ Có 154.