Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng là một phần quan trọng trong hệ thống kế toán của các doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để hạch toán chính xác các khoản chi phí này? Việc hiểu rõ và áp dụng đúng phương pháp hạch toán không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả chi phí mà còn đảm bảo tuân thủ các yêu cầu về thuế và kế toán. Hãy cùng tìm hiểu những nguyên tắc và cách thức hạch toán tài khoản 641 dưới đây nhé!

1. Mục đích sử dụng của tài khoản 641 – Chi phí bán hàng

2. Nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 641 – Chi phí bán hàng

Dưới đây là những nguyên tắc cơ bản giúp doanh nghiệp áp dụng đúng chuẩn mực kế toán trong việc quản lý tài khoản 641!

Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng cần phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán được quy định tại khoản 1 Điều 91 Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:

a) Chi phí bán hàng là những khoản chi phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Những chi phí này bao gồm lương nhân viên bán hàng, chi phí vận chuyển, hoa hồng bán hàng, chi phí kho bãi trong quá trình vận chuyển sản phẩm, và các khoản chi khác liên quan đến hoạt động bán hàng.

b) Các chi phí bán hàng, khi đã có đầy đủ hóa đơn chứng từ và được hạch toán đúng theo chế độ kế toán, sẽ không được giảm trừ vào chi phí tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) mà chỉ được điều chỉnh vào chỉ tiêu B4 trong quyết toán thuế TNDN, theo quy định của Luật Thuế.

c) Tài khoản 641 được chi tiết hóa theo các nhóm chi phí như: chi phí nhân viên, vật liệu, bao bì, dụng cụ, khấu hao tài sản cố định (TSCĐ), chi phí dịch vụ ngoài và các chi phí khác. Tùy vào đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, tài khoản này có thể được mở rộng để phản ánh chi tiết hơn các khoản chi phí liên quan. Cuối kỳ, kế toán sẽ kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng vào bên nợ để xác định kết quả kinh doanh.

3. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 641

Theo quy định tại khoản 2 Điều 91 Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 641 – Chi phí bán hàng có kết cấu và nội dung phản ánh như sau:

Bên Nợ: Ghi nhận các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng hóa, sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ trong kỳ.

Bên Có:

• Các khoản chi phí bán hàng được điều chỉnh giảm trong kỳ.
• Kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911 (Xác định kết quả kinh doanh) để tính toán kết quả kinh doanh trong kỳ.

Lưu ý: Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng không có số dư cuối kỳ.

4. Tài khoản cấp 2 của tài khoản 641 – Chi phí bán hàng

Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng bao gồm 7 tài khoản cấp 2, mỗi tài khoản phản ánh một loại chi phí cụ thể trong quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ:

• Tài khoản 6411 – Chi phí nhân viên: Ghi nhận các khoản chi trả cho nhân viên liên quan đến bán hàng, bảo quản, vận chuyển, đóng gói sản phẩm, hàng hóa. Bao gồm tiền lương, phụ cấp ăn ca, tiền công, cũng như các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn.
• Tài khoản 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì: Phản ánh các chi phí liên quan đến vật liệu và bao bì sử dụng cho việc bảo quản, tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ. Điều này bao gồm chi phí vật liệu đóng gói, nhiên liệu cho bảo quản và vận chuyển, cũng như vật liệu dùng để bảo trì tài sản cố định phục vụ cho bộ phận bán hàng.
• Tài khoản 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Ghi nhận chi phí liên quan đến công cụ, dụng cụ hỗ trợ quá trình tiêu thụ sản phẩm, như các dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán và các thiết bị làm việc khác.
• Tài khoản 6414 – Chi phí khấu hao tài sản cố định: Phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định phục vụ cho các hoạt động bán hàng và bảo quản sản phẩm, bao gồm kho bãi, phương tiện vận chuyển, thiết bị kiểm nghiệm, đo lường chất lượng sản phẩm, v.v.
• Tài khoản 6415 – Chi phí bảo hành: Dùng để ghi nhận các khoản chi phí phát sinh từ việc bảo hành sản phẩm, hàng hóa. Tuy nhiên, chi phí bảo trì, sửa chữa công trình xây lắp sẽ được phản ánh ở tài khoản 627 (Chi phí sản xuất chung) thay vì tài khoản này.
• Tài khoản 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Ghi nhận các chi phí cho dịch vụ bên ngoài phục vụ cho hoạt động bán hàng, như chi phí thuê dịch vụ sửa chữa tài sản cố định, thuê kho, bãi, chi phí vận chuyển, bốc vác và hoa hồng trả cho đại lý hoặc đơn vị uỷ thác xuất khẩu.
• Tài khoản 6418 – Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí phát sinh bằng tiền trong quá trình bán hàng mà không thuộc các nhóm chi phí trên, chẳng hạn chi phí tiếp khách, chi phí quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, chi phí tổ chức hội nghị khách hàng hoặc các hoạt động chào hàng.

5. Hạch toán tài khoản 641 – Chi phí bán hàng

Việc hạch toán chính xác các khoản chi phí này không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu quả kinh doanh mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế và kế toán.

a) Đối với tiền lương, phụ cấp, tiền trích đóng bảo hiểm cho nhân viên bán hàng

Tính tiền lương, phụ cấp, tiền ăn giữa ca, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác (như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện…) cho nhân viên phục vụ trực tiếp cho quá trình bán các sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, cho nhân viên bán hàng, ghi nhận:

• • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
  • Có các TK 334, 338,..

b) Giá trị vật liệu, dụng cụ phục vụ cho bán hàng, ghi nhận:

• • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
  • Có các TK 152, 153, 142, 224

c) Trích khấu hao tài sản cố định của bộ phận bán hàng, ghi nhận:

• • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
  • Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ

d) Đối với chi phí điện, nước, thông tin (điện thoại, fax…), chi phí sửa chữa TSCĐ có giá trị không lớn, tính trực tiếp vào chi phí án hàng, ghi nhận:

• • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
  • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
  • Có các TK 111, 112, 141, 331,…

đ) Đối với chi phí sửa chữa tài sản cố định phục vụ cho bán hàng

Trường hợp sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:

• Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí bán hàng, ghi:
  • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
  • Có TK 335 – Chi phí phải trả
  • Có TK 352 – Dự phòng phải trả (Nếu đơn vị trích trước chi phí sửa chữa cho tài sản cố định theo yêu cầu kỹ thuật phải bảo dưỡng, duy tu định kỳ).
• Khi chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế phát sinh, ghi:
  • Nợ các TK 335, 352
  • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
  • Có các TK 331, 241, 111, 112, 152,…

Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ có giá trị lớn, phát sinh một lần nhưng liên quan đến việc kinh doanh sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ qua nhiều kỳ, kế toán sẽ phân bổ định kỳ vào chi phí bán hàng từng phần, ghi nhận như sau:

• • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
  • Có TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn

e) Hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa (không bao gồm công trình xây lắp):

Trường hợp doanh nghiệp bán hàng kèm theo giấy bảo hành sửa chữa các lỗi phát sinh do sản xuất trong thời gian bảo hành, cần xác định mức chi phí dự kiến cho toàn bộ nghĩa vụ bảo hành. Khi lập dự phòng chi phí sửa chữa, bảo hành, kế toán ghi nhận như sau:

• • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
  • Có TK 352 – Dự phòng phải trả

Cuối kỳ kế toán tiếp theo, doanh nghiệp cần tính toán và xác định số dự phòng phải trả cho chi phí sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hóa cần lập:

• Nếu số dự phòng phải trả lớn hơn số đã trích trước, ghi nhận phần chênh lệch vào chi phí:
  • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6415)
  • Có TK 352 – Dự phòng phải trả
• Nếu số dự phòng phải trả nhỏ hơn số đã trích trước, hoàn nhập phần chênh lệch vào giảm chi phí:
  • Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả
  • Có TK 641 – Chi phí bán hàng (6415)

g) Đối với sản phẩm, hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo

Hàng hóa mua vào hoặc sản phẩm tự sản xuất dùng để khuyến mại, quảng cáo:

• Trường hợp xuất sản phẩm, hàng hóa để khuyến mãi, quảng cáo không thu tiền và không kèm các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa, ghi:
  • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (chi phí sản xuất sản phẩm, giá vốn hàng hóa).
  • Có TK 155, 156.
• Trường hợp hàng hóa được xuất để khuyến mãi, quảng cáo nhưng khách hàng chỉ nhận được khi đáp ứng các điều kiện nhất định, như mua 2 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm, giá trị hàng khuyến mãi sẽ được ghi nhận vào giá vốn hàng bán, vì giao dịch thực chất là giảm giá bán hàng.

Trường hợp doanh nghiệp thương mại nhận hàng hóa miễn phí từ nhà sản xuất hoặc nhà phân phối để sử dụng cho mục đích quảng cáo, khuyến mãi cho khách hàng mua sản phẩm của họ:

• Khi nhận hàng miễn phí từ nhà sản xuất để khuyến mãi hoặc quảng cáo, nhà phân phối cần quản lý chi tiết số lượng hàng trong hệ thống nội bộ và trình bày rõ ràng trong Bản thuyết minh Báo cáo tài chính về số hàng nhận và hàng đã sử dụng để khuyến mãi (được xem như hàng hóa giữ hộ).
• Sau khi kết thúc chương trình khuyến mãi, nếu số hàng chưa sử dụng không phải trả lại nhà sản xuất, kế toán sẽ ghi nhận giá trị hàng khuyến mãi đó vào thu nhập khác, cụ thể như sau:
  • Nợ TK 156 – Hàng hóa (theo giá trị hợp lý).
  • Có TK 711 – Thu nhập khác.

h) Đối với sản phẩm hoặc hàng hóa được sử dụng nội bộ phục vụ hoạt động bán hàng, kế toán căn cứ vào chứng từ để hạch toán như sau:

• • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6412, 6413, 6417, 6418).
  • Có TK 155, 156 (giá vốn hàng hóa hoặc chi phí sản xuất sản phẩm).

Trường hợp sản phẩm, hàng hóa tiêu dùng nội bộ phải kê khai thuế giá trị gia tăng theo quy định pháp luật:

• • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.
  • Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.

i) Sản phẩm, hàng hóa dùng để biếu, tặng:

• Trường hợp biếu, tặng khách hàng bên ngoài doanh nghiệp tính vào chi phí kinh doanh, kế toán ghi:
  • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (giá vốn hàng hóa hoặc chi phí sản xuất sản phẩm).
  • Có các TK 152, 153, 155, 156.

Nếu phải kê khai thuế GTGT đầu ra, ghi:

• • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.
  • Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.
• Trường hợp biếu, tặng cán bộ, công nhân viên bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi:
  • Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (giá trị thanh toán).
  • Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
  • Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).

Đồng thời, ghi nhận giá vốn hàng hóa hoặc nguyên vật liệu dùng để biếu, tặng:

• • Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán.
  • Có các TK 152, 153, 155, 156.

k) Số tiền phải trả cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu

Khi thanh toán các khoản chi hộ và phí ủy thác xuất khẩu dựa trên chứng từ liên quan, kế toán ghi:

• • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng.
  • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
  • Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388).

l) Hoa hồng bán hàng trả cho bên nhận đại lý

Khi bên giao đại lý phát sinh chi phí hoa hồng phải trả cho bên nhận đại lý, kế toán hạch toán:

• • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng.
  • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.
  • Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.

m) Khi phát sinh các khoản giảm chi phí bán hàng trong kỳ:

• • Nợ các TK 111, 112,… (tùy thuộc vào hình thức thanh toán).
  • Có TK 641 – Chi phí bán hàng.

n) Kết chuyển chi phí bán hàng cuối kỳ

Khi đến cuối kỳ kế toán, chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh:

• • Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
  • Có TK 641 – Chi phí bán hàng.

Ví dụ: Công ty Phát Lộc kinh doanh mặt hàng điện tử, các nghiệp vụ phát sinh trong tháng như sau:

1. Chi phí nhân viên bán hàng:

• Công ty chi trả lương cho nhân viên bán hàng là 15.000.000 đồng.
• Trích các khoản bảo hiểm (Xã hội, Y tế, Thất nghiệp) là 2.000.000 đồng.
• • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng: 15.000.000 đồng
  • Có TK 334 – Phải trả người lao động: 15.000.000 đồng
  • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng: 2.000.000 đồng
  • Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (Bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp): 2.000.000 đồng

2. Chi phí quảng cáo, khuyến mãi:

Công ty chi tiền quảng cáo và khuyến mãi cho sản phẩm, tổng giá trị là 5.000.000 đồng.

• • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng: 5.000.000 đồng
  • Có TK 111, 112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng: 5.000.000 đồng

3. Chi phí vận chuyển hàng hóa cho khách hàng:

Công ty trả chi phí vận chuyển cho một đợt giao hàng trị giá 3.000.000 đồng.

• • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng: 3.000.000 đồng
  • Có TK 111, 112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng: 3.000.000 đồng

4. Chi phí bảo hành sản phẩm bán ra:

Chi phí dự phòng bảo hành sản phẩm trong kỳ là 1.000.000 đồng.

• • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng: 1.000.000 đồng
  • Có TK 352 – Dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa: 1.000.000 đồng

5. Kết chuyển chi phí bán hàng vào kết quả kinh doanh:

Cuối kỳ, tổng chi phí bán hàng là 26.000.000 đồng.

• • Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh: 26.000.000 đồng
  • Có TK 641 – Chi phí bán hàng: 26.000.000 đồng

6. Sơ đồ hạch toán tài khoản 641 – Chi phí bán hàng

Dưới đây là sơ đồ hạch toán tài khoản 641 – Chi phí bán hàng, giúp hình dung quy trình ghi nhận và phản ánh chi phí trong hoạt động bán hàng.

7. Câu hỏi thường gặp về hạch toán tài khoản 641

7.1 Công ty mua quà Tết để tặng khách, chi phí này tính vào đâu?

Chi phí mua quà Tết để biếu tặng khách hàng đưa vào chi phí bán hàng của công ty. Tuy nhiên, công ty cần xuất hóa đơn đầu ra để ghi nhận biếu tặng không thu tiền.

7.2 Thuê chuyên gia tư vấn chiến lược marketing có được tính vào chi phí bán hàng không?

Có, chi phí thuê chuyên gia tư vấn về marketing cho sản phẩm mới nhằm mục đích thúc đẩy việc bán hàng có thể được đưa vào chi phí bán hàng, vì tư vấn này trực tiếp liên quan đến chiến lược thúc đẩy doanh thu.

7.3 Làm thế nào để theo dõi chi phí bán hàng khi công ty có nhiều bộ phận bán hàng?

Công ty có thể phân bổ chi phí bán hàng vào từng bộ phận bán hàng riêng biệt bằng cách sử dụng các tài khoản phụ của tài khoản 641 hoặc phân loại chi phí theo từng bộ phận, bộ phận bán hàng sẽ chịu trách nhiệm theo dõi chi phí của mình.

Như vậy tài khoản 641 – Chi phí bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách thức hạch toán và quản lý chi phí bán hàng một cách hiệu quả, từ đó tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và nâng cao năng lực cạnh tranh. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ đến dichvuketoan.pro.vn qua HOTLINE: 0932383089 để được hỗ trợ miễn phí!